TOPRAK MAHSULLERİ OFİSİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ HABERLEŞME VE DOSYA PLANI İZAHNAMESİ

   

    Yürürlük Tarihi: 01/01/2002

    Sicil No : 0003 0100 0050

    Toprak Mahsulleri Ofisi Genel Müdürlüğünden :

    GİRİŞ

    Amaç ve Kapsam

    Madde 1 - Bu İzahnamenin amacı, idari İşler Dairesi Başkanlığı Yönetmeliği ile tespit edilmiş olan Haberleşme Şube Müdürlüğü görevlerinin yürütülme şekillerinin belirlenmesi, TMO'nun Merkez ve Taşra teşkilatında haberleşme, dosyalama işlerinin birlik ve uyum içinde yürütülmesini sağlamaktır.

    İzahname; Merkez ve Taşra teşkilatında yürütülen posta, telefon, telefon santralleri, teleks, faks, teksir, fotokopi, dosyalama işlerine ilişkin esasları kapsar.

    I BÖLÜM : GELEN EVRAK İŞLERİ

    Evrakın Alınması

    Madde 2 - Gelen bütün resmi evrak Merkezde (Teftiş Kurulu'na gelen Müfettiş raporları hariç) Haberleşme Şube Müdürlüğü Gelen Evrak Servisi tarafından; mesai saatleri dışında ise Genel Müdürlükte ve Taşrada nöbetçi memuru tarafından adresleri ile varsa ekleri kontrol edilerek teslim alınır. İşin önemine göre gerekirse ilgili Başkan, Şube Müdürü veya yetkililere haber verilir. Evrak ilk mesai gününde Haberleşme Şube Müdürlüğüne, taşrada servisine teslim edilir. Ofise ait olmayan evrak varsa getiren görevliye iade edilir.

    Ofis teşkilatına ait olan vergi ve adli tebliğler Genel Müdürlükte Haberleşme Şube Müdürlüğünce, Taşrada ilgili servisince imza karşılığında teslim alınır. (Eğer gizlilik taşıyorsa gidi evraklar gibi işlem görür.) Gerekli kayıt işlemi tamamlandıktan sonra ilgili birimine gönderilir. Haberleşme kayıtlarından geçmemiş evrak şubelerince teslim alınmaz. Ancak teşkilattan veya diğer kuruluşlardan alınan faks, teleks mesajları merkezde Teleks Servisince kaydedilerek doğrudan ilgili birime verilir. Bu durumda kayıt fişleri de Teleks Servisince muhafaza edilir.

    Açıklanan bu işlemler, taşrada bünyesinde haberleşme servisi bulunan işyerlerinde bu servisler tarafından, diğer işyerlerinde işyeri amirinin görevlendireceği bir personel tarafından yürütülür.

    Zarfların Açılması

    Madde 3 - Gizli, özel, hizmete özel gibi işaretli olanlardan Makam tarafından açılması gerekenler Makam, birim amiri tarafından açılması gerekenler ilgili birim amiri, zarfın üzerinde gönderilen yer belli değil ise yine bu zarflar da Makam tarafından açılır.

    Gizli yazılarda kayıt işleri zarfın üzerinde yapılır, Gelen Evrak Kayıt Fişine kaydedildikten sonra ilgili birime gönderilir. Ancak zarf üzerinde ait olduğu birim belli olmayan gizli ve özel zarflar kayda alınmadan Makama gönderilir. Makam tarafından zarfın içindeki yazının direkt olarak ait olduğu birim amirine verilmesi halinde ilgili birim amiri yazının zarfını kayda girmesi için Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü Gelen Evrak Servisine, Taşrada ilgili servisine gönderir. Havale ve kayıt işlemi boş zarf üzerinde yapılır ve (0003 0200 0162 - 0163) Gelen Evrak Kayıt Fişine kaydettikten sonra ait olduğu birime gönderilir. Zarfı alan ilgili birim evrakı takip eder ve evrakın üzerine zarf üzerindeki tarih ve giriş kayıt numarasını geçirerek zarfla birleştirir.

    Üzerinde gizli, özel, hizmete özel, teklif mektubu gibi işaretler bulunmayan zarflar (Teftiş Kurulu Başkanlığına gelenler hariç) yetkili memur tarafından açılır. Ofise ait olup olmadığı, ekleri, imzalan ve tarihi, dağıtım yerleri kontrol edilir.

    İmzasız gelen evraklar

    Fatura, Banka ekstresi, vb. hariç) kayda tabi tutulmadan ilgili birimine zimmet defteri ile teslim edilir. İmzalar söz konusu birimce evrakın gönderildiği yerden tamamlattırıldıktan sonra kayıt işlemi yapılmak üzere tekrar Haberleşme Şube Müdürlüğü Gelen Evrak Servisine gönderilir ve bundan sonra kayıt işlemi yapılır. Bu işlem Taşrada da aynen yerine getirilir.

    Evrakın Havalesi - Kayıt - Kontrolü ve İlgili Diğer İşlemler

    Madde 4 - Evraklar, üzerine kayıt damgası vurularak başlıktaki birimine (Taşrada servisine) havalesi yapıldıktan sonra günün tarihi ve her yılbaşı (1) den başlayarak devam eden "gelen evrak kayıt numarası" verilerek, varsa ekleri ile birlikte sevk edilir.

    Makama gönderilen evraklar zimmet defteri ile teslim edilir. Makamın havalesini takiben Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğüne, Taşrada ilgili servisine iade edilir ve izahnamede belirtilen hükümlere göre iade edildiği tarih itibariyle kayda alınarak ilgili birimine gönderilir.

    Bu şekilde hazırlanmış evraklar, Merkezde ve bünyesinde Haberleşme Servisi bulunan taşra teşkilatında 2 nüsha (0003 0200 0162 - 0163 sicil numaralı) gelen evrakın kayıt fişlerine kaydedilir. Kontrolü yapılarak bu fişle birlikte Merkezde ilgili birimine, Taşrada Servisine gönderilir. İlgili birim elemanı evrakı kontrol ederek alır. Gelen evrakın kayıt fişinin iade edilecek nüshasını imzalayıp iade eder. Diğer nüshasını kendisi dosyalar. Birimlerde evrakı teslim alan elemanca gelen evrakların arasında kendi birimlerine ait olmayan yanlış gönderilmiş evrak varsa bu evrakın kaydedildiği hane çizilmez, fişin sağındaki (11 numaralı) sütuna "İade" yazılır ve yanına gönderenin imzası alınarak evrak iade edilir. Bu durumda iade edilen evrakın kayıtlı olduğu gelen evrakın kayıt fişinin Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğünde, Taşrada Servisinde kalan nüshasına ait olduğu birim yazılır. Aynı kayıt numarası ile ayrıca bir nüsha, küçük boyutlu (0003 0200 0163 sicil numaralı) gelen evrakın kayıt fişi düzenlenir ve evrak ait olduğu esas birimine gönderilir. Birim, Haberleşme Şube Müdürlüğünde, Taşrada Servisinde kalan ve daha önce düzenlenen (0003 0200 0162 - 0163 sicil numaralı) büyük boy gelen evrakın kayıt fişinin (11 numaralı) sütununu imza eder ve föyü iade ederek evrak teslim alınır. Tek nüsha olarak hazırlanmış fiş ise kendisinde kalır.

    Merkez birimlerinde evrakı alan ilgili memur, evraka ait (0003 0200 0162 - 0163 sicil numaralı) föy ile gelen ve kendisinde kalan nüshadaki gelen kayıt numarasının altına kendi birimlerince "birim özel kayıt numarasını" yazar. Numaralar her yıl (1) den başlamak suretiyle devam eder. Taşrada bünyesinde haberleşme servisi bulunan işyerlerinde kayıt ve takip işlemleri bu servislerce yapıldığından, evrakın genel giriş numarası aynı zamanda özel giriş numarasıdır. Bu nedenle servislerce ayrı numara verilmez. Evrakın kaydını deftere yapan işyerlerinde kayıt kapama, takip ve benzeri işler defter üzerinden yapılır.

    Ofisi ilgilendirmediği halde Ofise veya bir birime hitaben gelen evrak, ilgili birime sevk edildikten sonra; söz konusu evrak o birime ait değilse, birimce evrakın üzerine veya zarfın üzerine "Birimimize ait olmadığından iade" ibaresini yazarak imzalayıp Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğüne, Taşrada servisine iade eder. Bu takdirde Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü Ofise veya birim adıyla gelen evrakın hangi birime ait olduğunu araştırdıktan sonra Ofise ait olmadığı anlaşıldığı takdirde evrakın üzerine "Ofise ait olmadığından iade" ibaresini yazarak adresine iade eder.

    Ofise hitaben yazılan ve gönderilen resmi yazıların zimmetinden ilk etapta Ofis haberleşme elemanları sorumlu olduğundan, Ofise gelen ve Haberleşme Şube Müdürlüğü ilgili elemanları veya Taşrada ilgili servis elemanlarınca zimmetle teslim alınan APS, özel kargo vs. gibi posta gönderilerinin içinden çıkan Vakıf veya Ofis içinde faaliyet gösteren dernek vb. yerlere ait belge ya da zarflar ile şahıslara ait özel zarf veya belgelerin (makama ait olanlar hariç) zimmetinden yukarıda belirtilen elemanlar sorumlu değildir.

    Formüle Edilmiş Yazıların Kaydı

    Madde 5 - Bir yazıya eklenmemiş olan çeşitli cetveller, dekontlar ile formüle edilmiş yazılar (0003 0200 0145 - 0146 sicil numaralı) Formüle Edilmiş Yazıların Kayıt Fişlerine, form izahnameleri uyarınca kaydedilir. Ancak yoğun evrak akışı nedeniyle kayıt işleminin süratle yapılabilmesi ve ilgili birimlerine zamanında ulaştırılmasını teminen Genel Müdürlüğe gönderilecek formlar bir yazıya eklenerek ve yazı üzerine ek adedi ve müfredatı belirtilmek suretiyle gönderilebilir. Bu durumda yazı ekleri belirtilmek suretiyle kayda alınır.

    Gazete, reklam, broşür vb. kaydedilmeden, resmi gazeteler ise evrak teslim izlenimi defterine kaydedilerek sevk edilir.

    Evrakın Tevzi Zamanı

    Madde 6 - Acele evrak, mesai saatleri içerisinde bekletilmeden ait olduğu yere sevk edilir.

    Saat 17.00'den sonra gelen evraklar (acil olanlar hariç) ertesi güne kalır. Taşrada dağıtım saatleri işyeri amirince tayin edilir.

    Postadan çıkan faks teyitleri Genel Müdürlükte Gelen Evrak Servisince mükerrer kayıt numarası almaması için Zimmet Defterine kaydedilerek, Teleks - Faks servisince daha önceden kayda alınarak gönderilmiş olan faks mesajı ile birleştirilmek üzere ilgili birime intikal ettirilir.

    Kıymetli Evrakla İlgili İşlemler

    Madde 7 - Posta veya kurye ile gelen poliçe, çek, bono, tahvil ve benzeri kıymetli evrakların yazısı varsa normal evrak gibi kayda alınarak, yazısı yoksa "Evrak Teslim İzlenimi Defteri"ne kaydedilerek imza karşılığında bekletilmeden ilgili birimine teslim edilir.

    Teklif Mektuptan İle İlgili İşlemler

    Madde 8 - Teklif alma suretiyle ihale yapıldığında ilgili birim tarafından, teklif mektupları ile ilgili bilgilerin ne zamana kadar kabul edileceği ve sonunda nereye verileceği bir yazı ile Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğüne, Taşrada ilgili birimine bildirilir. Gelen teklif mektupları açılmadan zarfların üzerine tarihli evrak damgası basılır. Genel kayıt numarası verilir. Ayrıca geliş saati işaretlenir ve süre sonunda kayıt fişlerine ( 0003 0200 0162 - 0163 sicil numaralı formlara) yazılarak ait olduğu birime veya ilgili komisyona gönderilir.

    Yurt içi veya uluslar arası yapılan ihalede faks ve teleks olarak alınan teklifler ilgili servisçe zarfa konur ve kapatılır. Zarfın üzerine geliş saati, konusu ve kayıt numarası yazılır. Aynı şekilde komisyona veya birimine saatinde intikal ettirilir.

    Faks veya benzeri haberleşme araçları ile tekliflerin alınması işlemleri, TMO ihale Yönetmeliğinin ilgili hükümlerine göre yürütülür.

    Kabul saatinden sonra gelen teklif mektupları kayda alınmadan üzerine geliş saati belirtilerek ilgili teklif sahibi birime veya komisyona gönderilir. İlgili birim veya komisyonun yetkili amirince zarf üzerinde teslim alınıp alınmayacağı hususunda yazılı görüş bildirilerek imzalandıktan sonra kayıt işlemi için genel haberleşme birimlerine gönderilir ve belirtilen görüş doğrultusunda işlem yapılır.

    Yanlış gelen teklif mektupları bekletilmeden muhatabına iade edilir. Üzerinde teklif mektubu olduğunu gösterir bilgi olmadığı için veya yanlışlıkla açılan teklif zarflan İhale Yönetmeliğinin ilgili maddesi gereğince bir tutanakla tespit edilerek başka bir zarfa konur ve zarf kapatıldıktan sonra üzeri Merkezde Haberleşme Şube Müdürü veya yerine bakan bir yetkili tarafından imzalanır ve gelen evrak föyüne bağlanarak ihale saatinden önce ilgili yere gönderilir.

    Koli, Ödemeli Paketler, Kargo ve Gümrük Posta Maddelerinin İşlemleri

    Madde 9 - Koli, kargo ve ödemeli paketler bir yazı ekinde geliyorsa Haberleşme Şube Müdürlüğünce teslim alındıktan sonra normal evraklar gibi kayda alınır. Yazı ekinde gelmiyorsa görevli memur tarafından geldiği yer, ağırlığı, cinsi, teslim edileceği birim ile teslim tarihi "Evrak Teslim İzlenimi Defteri"ne kayıt edilerek ilgili birime imza karşılığı teslim edilir.

    Ödemeli paketlerde ilgili birime paket hakkında gerekli bilgi verilerek, alınıp alınmayacağı sorulur. Alınması gerekiyor ise ihbarname, ilgili Birim amirince alınmasının temini için imzalattırıldıktan sonra ödeme yaptırılarak aldırılır.

    Gümrük işlemlerine tabi olan posta maddeleri Mali İşler Dairesi Başkanlığınca alınır. Ancak bir yazı ekinde geliyor ise gümrükten alınmasını takiben kayda girmesi için Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğüne verilir ve bu Müdürlükçe yukarıdaki esaslar uyarınca işlem yapılır.

    II. BÖLÜM : GİDEN EVRAK İŞLERİ

    Evrakın Postalanması

    Madde 10 - Evrak, sevk şekline göre PTT ile gönderilecek adi mektuplar 1 nüsha, taahhütlü mektuplar 2 nüsha, APS 3 nüsha Posta Gönderileri Fişine, kurye ile gönderilecekler "Evrak Teslim İzlenimi Defteri"ne kayıt edilir.

    Taahhütlü mektuplara ait fiş PTT'ye tasdik ettirilerek 1 nüsha PTT'de bırakılır. Diğer nüshası işyerindeki dosyasına takılır. Kargo ile gönderilenlerin kargodan gelen makbuzları ise ait olduğu Posta Gönderileri İzlenim Fişine işlenir ve makbuz fişe iliştirilir.

    Evrakın sevk şekli evrakı düzenleyen birimce tespit edilir ve evraka ait tarih blokunun altına yazılır.

    Sevk şekli belirtilmemiş mektuplar adi olarak gönderilir, aynı adrese gönderilmek üzere bir zarfa birden fazla evrak konulduğu takdirde, yazılardan birisinin taahhütlü olması halinde zarf olduğu gibi taahhütlü olarak postalanır.

    Ancak, aynı zarfın içinde kargo ile şevki istenen evrak bulunduğu takdirde taahhütlü evrakın özellik arz etmesi, kargo ile gönderilmesi gereken evrakın ise aciliyeti dikkate alınarak taahhütlü gitmesi gereken evrak ayrı, kargo ile gitmesi gereken evrak ayrı gönderilir.

    Posta ve kargoya verilecek paket ve koliler birimlerce sağlam ve düzgün bir şekilde ambalajlanmış, paketlenmiş ve açık adresi yazılmış olarak Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servisine, Taşrada haberleşme servislerine teslim edilir.

    Süreli veya işin gereği olarak aynı günde postaya verilmesi zorunlu olan acele ve çok acele evrak mesai bitiminden en az 1,5 saat önce giden evrak servisine teslim edilir. Bu saatten sonra gönderilen evrak kontrol, tasnif, zarflama, tartma, yapıştırma, pullama ve Posta İzlenim Föyüne kaydetme gibi işlemlerin yapılması nedeniyle şartlara bağlı olarak ertesi gün postaya verilir.

    Elden Verilen Evraklar

    Madde 11 - Birimlerce harice gönderilen yazılardan elden verilmesi gerekenlerin Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servisinde kalması gereken kopyasına evrakı elden alacak şahsın ismi belirtilerek "Evrakın elden verilmesinde sakınca yoktur" ibaresi yazılır. Birimin yetkili amirlerince, yetkili amir bulunmadığı takdirde imza yetkisi bulunan servis şefince adı - soyadı yazılmak ve tarih atılmak suretiyle imzalanır.

    Giden evrak servisindeki işlemde ise; yazıyı alacak ilgilinin kimliği yazının kopyasına islenerek varsa ekleri de belirtilmek suretiyle "yazının aslını elden aldım" ibaresi yazdırılır ve imza karşılığı ilgiliye teslim edilir.

    Elden verilen yazılar, Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğü, giden evrak servisine gönderilmeden önce verildiği takdirde, giden evrak servisinde kalacak olan kopyasının üzerine varsa ekleri belirtilmek suretiyle "yazının aslı elden verilmiştir" ibaresi yazdır ve imzalanarak giden evrak servisine gönderilir.

    Gizli Yazıların Postalanması

    Madde 12 - Yazıların gizlilik dereceleri (gizli, özel, hizmete özel) Koruyucu Güvenlik Özel Talimatı ve Başbakanlık "Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar" Yönergesi uyarınca birimlerince tayin edilir. Gizli yazı açık olarak dosyasına konulması sakıncalı görüldüğü takdirde postalanacak evrak ile ayrı ayrı zarflanır.

    Her iki zarfın sol üst köşesine birimin kodu, evrakın numarası, orta kısmına gideceği adres yazılır. Zarfların üzerine gizlilik derecesi kaşe ile vurulur.

    Gizli zarflar Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğünce, Taşrada Haberleşme Servislerince ikinci bir zarfa konularak postalanır.

    Postayla gönderilecek gizli, özel ve benzeri zarflar, ilgili birim tarafından Koruyucu Güvenlik Özel Talimatı ve Başbakanlık "Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar" Yönergesi uyarınca zarf üzerinde postalama şekli belirlenip buna göre postalanması sağlanır.

    Gelen, giden ve faks servisince düzenlenen Evrak Kayıt Fişleri, haberleşmenin genel giriş ve çıkış kayıt defterlerini oluşturduğundan cari yıl dahil 3 yıl süresince muhafaza edilir.

    Birimlerde kalan nüshalar da aynı süreyle muhafaza edilir.

    İş Avansı Alınması ve Kapatılması

    Madde 13 - Posta maddeleri ve haberleşmenin acil giderleri için Merkezde Haberleşme Şube Müdürlüğünün, Taşrada işyeri amirinin tespit edeceği personele, aylık giderleri karşılayacak miktarda avans verilebilir. Alınacak avans, ay sonlarında, ay içinde bitmesi halinde bittiği tarihte hazırlanan PTT giderlerinin dökümünü gösteren bir cetvel halinde çıkarılarak Merkezde Mali İşler Dairesi Başkanlığına, Taşrada Muhasebe Servislerine gönderilerek TMO Muhasebe İşleri İzahnamesine göre kapatılır.

    III. BOLÜM : TELEFON - TELEKS - FAKS VE EL TELSİZİ İŞLERİ

    Direkt ve Ev Telefonlarının Tesisi ve Kaldırılması

    Madde 14 - Merkez Birimleri, Bölge Merkezleri ile Taşrada Merkeze bağlı işyerlerinde tesis edilecek direkt telefonlar için İdari İşler Dairesi Başkanlığı (Haberleşme Şube Müdürlüğü) kanalı ile Makamdan; Bölge ve bağlı işyerlerinde tesis edilecek direkt telefonlar için Bölge Müdürlüğünden izin alınır ve aynı şekilde de kaldırılır.

    İşin gereği ve özellikleri dolayısıyla Genel Müdürlüğün takdir ve tasvibi ile Ofis yetkililerinin evlerine telefon tesis ettirilir. Bu telefonlar da aynı yolla iptal edilebilir.

    Genel Müdürlük, Bölge Müdürlükleri ve bağlı işyerlerinde kullanılan tüm direkt telefonlar ile Ofis personelinin ikametgahlarına Ofisçe bağlatılan telefonların otomatik olup olmadıkları ve hangi telefonların hangi makam ve ikametgahlarda bağlı olduklarını içeren bilgilerin Merkeze ait olanlarının kaydı, Haberleşme Şube Müdürlüğünce, Bölgelere bağlı işyerlerine ait olanların ise ilgili bölge merkezlerince tutulur.

    Şehirler arası Konuşmaların Kontrol Köyüne İşlenmesi ve Teyit Fişi Düzenlenmesi

    Madde 15 - Santral memuru veya ilgili personel tarafından resmi görüşmeler için ayrı, özel görüşmeler için ayrı olmak üzere ikişer nüsha (0003 0200 0270 sicil numaralı) Şehirler arası Konuşmaları Kontrol Föyü, İzahnamesine göre tutulur. Konuşmalar Kontrol Föyüne işlenerek konuşanlara imza ettirilir.

    Mesai saatleri içinde veya dışında daire veya ev telefonları ile yapılan resmi konuşmalar bir talimatı içeriyorsa mutlaka teyide bağlanır. Konuşmayı müteakip (0003 0200 0270 sicil numaralı) Telefon Konuşmaları Teyit Fişi düzenlenir. Bu fişin tarih ve numarası Şehirler arası Konuşmalar Kontrol Föyünün ilgili hanesine işlenmek üzere santrale veya ilgili personele iletilir.

    Bir talimatı içermeyen ve bilgi almak maksadıyla yapılan görüşmeler (bir iş ve bir işlemi başlatmayan, durdurmayan, sürdürmeyenler ve bir karan uygulamaya dönüştürmeyenler) sadece Şehirler arası Konuşmalar Kontrol Föyüne kaydedilir.

    Bir talimatı içeren şehir içi konuşmalar da teyide bağlanmakla beraber, Kontrol Föyüne işlenmez. Ofis dışı yerlerle yapılan telefon konuşmaları dosyanın tekamülü bakımından teyide bağlanabilir Ancak teyit karşı tarafa gönderilmez. Konuşmanın bir özeti not halinde ilgili dosyasına konularak Kontrol Fişine açıklama yapılır.

    Şehirler arası resmi ve özel görüşme yapan işyerlerinde Şehirler arası Kontrol Föylerinin bir nüshası ay sonlarında TELEKOM' dan gelen faturalarla karşılaştırılmak üzere muhasebe servisine gönderilir.

    Telefon Faturalan ve Ev Telefon Ücretlerinin Ödenmesi

    Madde 16 - TELEKOM' dan gelen telefon faturalarının tamamı son ödeme tarihlerinden önce ödenmesi için meblağları ve ödeme tarihleri ayrı ayrı listelenerek Mali İşler Dairesi Başkanlığına gönderilir.

    Daha sonra bu faturaların birer fotokopileri ilgililerine gönderilerek resmi veya özel görüşmelerin aynını yaptırıldıktan sonra gereği yapılmak üzere Mali İşler Dairesi Başkanlığına intikal ettirilir.

    Genel Müdür, Yönetim Kurulu Üyeleri ve Genel Müdür Yardımcılarının Ofis adına tescilli olan ev telefonlarının sabit ücretler dışındaki tüm giderleri kullanıcıları tarafından ödenir.

    Savunma Sekreterinin, Teftiş Kurulu Başkanının, Hukuk Müşavirinin, Daire Başkanlarının, Bölge Müdürlerinin ev telefonları ile Genel Müdürlüğün onayı alınarak evlerine telefon bağlanan Ofis personelinin ev telefonlarına ait resmi görüşme ücretleri, TELEKOM' ca fatura üzerinde görüşülen yerin belirtilmiş olması ve ilgili tarafından konuşmanın resmi olduğu tasdik edildikten sonra Ofisçe, yıllık abonman ücreti de dahil olmak üzere diğer tüm giderler ilgililerin kendileri tarafından ödenir.

    Telefon ve Telefon Santrallerinin Bakım ve Onarımları

    Madde 17 - Merkez telefon santrallerinin bakım ve onarımları, (parça gerektiren durumlar hariç) Genel Müdürlük İdari İşler Dairesi Başkanlığı Haberleşme Şube Müdürlüğünün ilgili personeli tarafından yapılır.

    Telefon ve telefon santrallerinin periyodik bakımları ve onarımları, gerektiğinde mahalli piyasada yaptırılabilir. Bu takdirde bakım ve onarım sözleşmelerinin yapılabilmesi için İdari İşler Dairesi Başkanlığı Haberleşme Şube Müdürlüğünce Makam Oluru alınır. Bakım onarım hizmetlerinin mahallen yaptırılması konusunda yıllık TMO Yetki Devri Talimatı yayınlanmakta ise bu talimat hükümlerince işlem yapılır.

    Merkez ve Taşra telefon ve telefon santrallerinin bakım ve onarımları, gerektiğinde Genel Müdürlükçe teklif toplamak suretiyle toplu olarak bakım onarım sözleşmesi yapılarak da sağlanabilir.

    Telsiz Kullanım ve Onarım İşi

    Madde 18 - İş yerlerimizde kullanılmasına ihtiyaç duyulan el telsizleri ve Role istasyonları için öncelikle Telsiz Genel Müdürlüğünden kullanma izni alınır, daha sonra satın alınan bu cihazların ihtiyacı olan işyerlerine dağıtımının yapılması sağlanır.

    Söz konusu cihazlar arızalandığında onarımı mahallen ilgili iş yerlerince yaptırılır. Mahallen onarım imkanı olmayan cihazlar işyerleri tarafından cihazın onarımı yapılmak üzere İdari İşler Dairesi Başkanlığı Haberleşme Şube Müdürlüğüne gönderilir. İlgili Şube Müdürlüğünce arızalı cihaz ya da cihazların onarımı yaptırılarak ilgili işyerine iadesi yapılır.

    Faks Sistemi Kurulması

    Madde 19 - Genel Müdürlük Makamının takdir ve onayı ile gerekli görülen işyerlerine yurt içi ve milletler arası haberleşmeyi sağlamak amacıyla usulüne uygun olarak faks ve benzeri sistemler kurdurulur. Bu sistemler aynı şekilde de kaldırılır.

    Faks cihazlarının bakım ve onarımları iş yerlerimizce yetkili servisler kanalıyla mahallinde yaptırılır. Mahallinde onarımının mümkün olmaması halinde tamir ettirilmek üzere Genel Müdürlük Haberleşme Şube Müdürlüğüne gönderilir.

    Birimlerce Faks Mesajlarının Hazırlanması

    Madde 20 - Çekilen mesajın metni birimince imzalan tamamlandıktan ve tarih, harici çıkış numarası verildikten sonra (0003 0200 0169 - 0170 form numaralı) Giden Evrakın Kayıt Fişine kaydedilerek mesajın bir nüshası (aslı) çekilmek üzere faks servisine imza karşılığında teslim edilir.

    Giden Evrak Kayıt Fişinin, Faks Servisince imzalanması sırasında, üzerine mesajın servise teslim edildiği tarih ve saati yazılır.

    Faks ile çekilecek olan konşimento, fatura, gümrük belgeleri gibi orijinalleri bozulmaması gereken belgeler ve listeler için "Faks Gönderimi Formu" düzenlenir ve söz konusu belgeler yetkililerce imzalanan bu form ekinde Faks - Teleks Servisine gönderilir.

    Faks Gönderim Formu, faks ile gönderilecek belgeden önce çekilir. Mesajı alan taraf her ikisini birleştirerek ilgili birime intikal ettirir.

    Faks ile çekilecek diğer mesajlarda ise Faks Mesaj Formu kullanılır. Bu form doldurulduktan ve yetkililerin imzasından sonra çekilmek üzere Faks - Teleks servisine gönderilir.

    Alınan Mesajlar

    Madde 21 - Alınan teleks ve faks mesajları gözden geçirilerek metin içindeki rakamlar, olumlu, olumsuz ekler, kontrol edilir varsa tereddüt edilen kısımları mesajı veren yerle alan yer karşılıklı olarak teyit

    derler.

    Alınan mesajlar gerektiğinde adres sayısı kadar çoğaltılıp Genel Müdürlük' te Faks - Teleks Servisince (0003 0200 0162 - 0163 form numaralı) Gelen Evrak Kayıt fişine kayıt edilerek ilgili birime gönderilir. Aynı işlem Taşrada haberleşme servisi tarafından yapılır.

    Mesajların Çekilmesi

    Madde 22 - Çekilmek üzere Teleks ve Faks Servisine gelen mesajlar alınırken gerekli kontrol yapılır ve "Giden Evrakın Kayıt Fişine" alınış tarihi ve saati yazıldıktan sonra Fiş imzalanıp iade edilir. Mesajlar ivedilik derecelerine göre sıraya konularak çekilir.

    Mesajlar çekildikten sonra üzerinde değişildik yapılmak üzere istenemez. Çekilmemiş mesajlarda değişiklik, mesajı hazırlayan birim amirinin parafı ile yapılır. Çekilen mesajların iptali veya değişiklik yapılması, ilgili birimce hazırlanan yeni bir mesajla yapılır. Çekilen faks mesajları teyitleri ile birlikte ilgili birimlerine ertesi gün iade edilir. Bu mesajlardan birimler tarafından işin önemi açısından gerekli görülenler 5 gün içerisinde teyit olarak mesajın çekildiği yerlere gönderilir.

    Engeller sebebiyle gününde çekilemeyen mesajların çekilememe nedeni birim amirine bildirilerek parafı alınmak suretiyle ertesi güne bırakılabilir.

    Mesajların alınıp çekilmesi sırasında mesajla ilgili oluşabilecek her türlü aksaklığın ve eksikliğin giderilmesi amacıyla gerektiğinde ilgili mesaja düzeltme notu ilave edilir. Bu not için ayrı bir kayıt numarası verilmez. Daha sonra söz konusu not, ilgili mesajla birleştirilerek dosyalanır. Konu ne olursa olsun Makam Onayı veya birim amirinin onayı olmadan özel mesaj çekilmez.

    Faks Cihazları - İvedilik ve Gizlilik

    Madde 23 - Mesajların ivedilik ve gizlilik dereceleri birim amirlerince tespit edilir. Haberleşmenin konusu ne olursa olsun hiçbir suretle açıklama yapılamaz ve gizlilik konusuna önemle uyulur, hiç kimseye amirlerin izni olmadan alınan ve çekilen mesajlar hakkında bilgi verilemez ve evrak takibi yapılamaz.

    IV. BÖLÜM : YAZIŞMA KODLARI DOSYALAMA VE HABERLEŞME İŞLERİ

    Yazışma Kodları

    Madde 24 - Kamu kurum ve kuruluştan arasında yapılacak yazışmaların, otomasyon tekniklerine de uygun ortak bir standarda oturtulması amacıyla T.C. Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanan sistem çerçevesinde, TMO'nun Merkez ve Taşra birimleri ile Müessese, İşletme ve Bağlı Ortaklıklarının Ofis içi ve Ofis dışı yazışmalarda kullanacakları kodlar Ocak 1994 tarihli "TMO Merkez ve Taşra Birimleri Yazışma Kodlan" kitapçığında belirtildiği şekilde kullanılacaktır.

    Teşkilat birimleri, Ofis dışı resmi - özel kurum ve kuruluşlarla yapacaklar, her türlü yazışmalarda kendi birimlerine ait (14 haneden oluşan) yazışma kodunu kesinlikle kullanacaklardır. Uygulamada kolaylık sağlamak ve herhangi bir yanlışlığa meydan vermemek için Ofis dışı yazışmalarda kullanılacak bu kodların mührü yaptırılarak, haberleşme servisleri tarafından yazının "sayı" bölümüne bu mühür basılacak; mühürdeki (/) taksim işretinden sonra dosya işareti verilecektir. Evrakın haberleşme servisinde kaydı sırasında ise dosya işaretinin yanına ( - )tire işareti konularak kayıt numarası yazılacaktır.

    Teşkilat birimlerinin kendi arasında yapacağı her türlü yazışmada (14 hanelik) kodun yalnızca TMO'dan sonraki kısmı kullanılacak; bundan sonra da yine (/) işareti konularak yazının dosya işareti verilecektir. Kayıt numarası (harici çıkış numarası) yukarıda açıklandığı şekilde, Haberleşme Servisince, dosya işaretinden sonra yazılacaktır.

    Örnek: Personel ve Eğitim Daire Başkanlığı Personel Şube Müdürlüğünden TC. Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığına, herhangi bir konuda yazı yazıldığında, sayı bölümüne Kod ve Dosya işareti aşağıdaki şekilde yazılacaktır;

    Sayi: B 12 2 TMO O 71 00 01 / 08.1.1 - 30600

    Aynı konuda bu başkanlık tarafından Merkez birimleri veya Bölgelere (teşkilat içine) yazılacak yazıda ise kod ve dosya işareti şu şekilde verilecektir; Sayı: O 71 00 01 / 08.1.1 - 30600

    Ekip şeflikleri tarafından yazılacak yazılarda ekibin bağlı bulunduğu iş yerinin kodu kullanılacak; bundan sonra (/) konularak ekibin ismi yazılacak, isimden sonra yine (/) işareti konularak dosya işareti verilecektir.

    Örnek: Yerköy Şube Müdürlüğüne bağlı Saray ve Ayvalı Ekiplerinden çıkan yazılara şu şekilde işaret verilecektir:

    Sayı: 1 01 08 / Saray / 08.2.9 - 25 Sayı: 1 01 08 / Ayvalı / 08.2.9 - 20

    Muhasebe Kodları

    Madde 25 - Yazışma kodlan, yazının çıktığı birimlerin belirlenmesi amacıyla, yalnızca yazışmalarda kullanılacağından muhasebe, alım, stok kontrol ve benzeri konularda bilgisayarda mevcut işyeri kodlarının kullanılmasına devam edilecektir.

    Ana Konular - Esas ve Tali Dosyalar

    Madde 26 - Dosya planı, TMO' nün görev, yapı ve fonksiyonları göz önüne alınarak hazırlanmıştır. Kanun, kararname, tüzük ve yönetmeliklerle Ofise verilmiş olan görevlerle ilgili çeşitli faaliyetler 16 ana konuda toplanmıştır. (EK - 1)

    Ana Konular: Ofisin başlıca faaliyetlerini teşkil eden konulara denir. Bunlar dosya planının baş tarafında gösterilmiş olup, kendi içinde alt başlıklara ayrılmıştır.

    Esas Dosyalar: Ana konuların alt başlıkları içinde yer alan ana grup içinde açılacak dosyalardır. Dosya planında numaralanarak ve adlan yazılarak gösterilmiştir.

    Tali Dosyalar: Esas dosyalardan aynı dosya işareti verilen ancak, işin gereğine göre numara, işyeri, firma, ürün ve benzeri isim verilerek açılacak olan dosyalardır. Bunlar aynı dosya içinde A dosya kartonu veya aralarına karton konulmak suretiyle açılabileceği gibi iş yüküne göre ayrı dosya halinde de açılabilir.

    Dosyaların Açılması

    Madde 27 - Teşkilat birimlerinin haberleşme ile ilgili servisleri / personeli, bir önceki yıl yapılan yazışma ve açılan dosyalara göre, dosya planındaki mevcut dosya işareti ve isimlerini vermek suretiyle her yılbaşında gerekli görülen dosyalan açarlar.

    Planda mevcut tüm dosyaların açılması söz konusu olmayıp, birimin görevlerine göre ihtiyaç duyulan dosyaların açılması esastır.

    Yazıların Dosyalanması

    Madde 28 - Yapılacak yazışmanın konusuna göre, planda yer alan en uygun dosya işareti verilerek yazılar ait olduğu dosyada saklanır.

    Ancak, herhangi bir ana konuda yılda 2 - 3 defa yazışma yapmak durumunda kalan birimler konunun detayına göre her bir yazı için ayrı dosya açmayıp, o konunun ait olduğu ana dosya işaretini vererek bu yazışmaları tek bir dosyada dosyalayabilirler.

    Örneğin: Yılda bir kez malzeme talebinde, bir kez ıskat talebinde bulunan, bir kez de münakale işlemi konusunda yazışma yapan bir birim, bu yazılar için ilgili dosyalar olan 13.6.1, 13.6.9 ve 13.6.5 dosyalarını açmak yerine Satın Alma ve Stok Kontrol İşleri'nin başlığı olan 13.6 genel dosyasını açarak yazılan bu dosyada muhafaza edebilir.

    Aynı şekilde, örneğin, muhasebe ve eksper eğilimleriyle ilgili yılda iki yazı alan veya yazan bir birim, bu konuların işareti olan 08.6.2 ve 08.6.3 dosyalarını açmak yerine Eğitim Konularının başlığı olan 08.6 genel dosyasını açarak her iki yazıyı da bu dosyaya koyabilir.

    Ancak her durumdaki yazışmalarda yazıya ait olduğu konunun dosya işareti mutlaka verilir

    Bu durum, örneklerde belirtildiği gibi yılda herhangi bir konuda birkaç yazışma yapılan birimler için söz konusu olup, esas olan, yazışmaların ait olduğu dosyaların açılması ve burada muhafaza edilmesidir.

    Özlük Dosyaları

    Madde 29 - Memurlar, hizmetliler, işçiler ve sözleşmeli personele ait özlük dosyalan, o kişiye verilen sicil numaralarına göre açılır. Şahıslar ile ilgili atama, terfi, nakil, taltif, ceza, izinler, raporlar ve benzeri yazışmalar kişinin özlük dosyasına konulur. Ancak yazışmaların başına kişinin sicil numarasından önce Personel ve Eğitim Konulan içinde yer alan ilgili dosya numarası yazılır. Örneğin; sicil numarası B.740 olan personelin nakil işlemi ile ilgili bir yazıda yazının başına önce birim kodu olan O 71 00 01; daha sonra dosya işareti olan 08.1.8 konulduktan sonra kişinin sicili olan B. 740 yazılır.

    Örnek: (Sayı: O 71 00 01 / 08.1.8 / B .740)

    Yazı Şekli ve Kopya Adedi

    Madde 30 - Yazılar, (0003 0200 0282 - 0283 sicil numaralı) büyük ve küçük mektup kağıdına, Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının Şubat 1994 tarihinde yayınlamış olduğu "RESMİ YAZIŞMA KURALLARINI BELİRLEYEN ESASLAR" Yönergesine göre yazılır.

    Merkezde başkanlıklar arası dahili ve harici yazışmalar ise 2 nüsha olarak hazırlanır. Dahili yazışmalarda 1. nüsha ilgili birime gönderilir. 2. nüsha ait olduğu dosyaya takılır. Harici yazışmalarda ise 1. nüsha ilgili yere postalanır. 2. nüsha ilgili birimde ait olduğu dosyaya takılır. İhtiyaç duyulduğu takdirde 1 nüsha da saklanmak üzere giden evrak servisine verilir.

    Dosyaya kaldırılacak evrakın ileri tarihlerde yıpranacağı ve karbonlu kopyaların çabuk silinip okunmaz hale geleceği dikkate alınarak başlıklı mektup kağıdı olması gerekmektedir. Pelür kağıt dosyaya takılmayacaktır.

    Harice giden yazılar ile dahili yazışmalar için ayrı ayrı olmak üzere her yıl (1) den başlayarak birbirini takip eden numara verilir.

    Aynı başkanlığa bağlı şube müdürlükleri işin gereği zorunlu olarak kendi aralarında yapacakları yazışmaların tesliminde 719 008 DMO stok nolu "Evrak Teslim İzlenimi Defteri"ni kullanırlar. Defterin evrak no sütununa bu çeşit yazılar için her yıl (1) den başlamak üzere verilen sıra numarası yazılır ve gideceği şube ile konusu "evrakın gönderildiği yer" sütununda bir arada gösterilir. Evrakı teslim alan görevli, defterin "paraf ve tarih" sütununa evrakı aldığı tarihi yazar, imzasını atar.

    Evrakın Kaydı

    Madde 31 - İmzalan tamamlanmış harice gönderilecek evrak başkanlıklarca tarih ve numarası verilerek (0003 0200 0169 - 0170 sicil numaralı) Giden Evrakın Kayıt Fişi'ne izahnamelerine göre tek nüsha olarak kayıt edilir ve fiş evraklar ile birlikte giden evrak servisine gönderilir. Evrakı alan memur gerekli kontrolü yaptıktan sonra fişi imzalayarak iade eder.

    Taşrada; haberleşme servisi bulunan işyerlerinde harice gönderilmek üzere imzalan tamamlanmış yazıların kayıt işlemleri haberleşme servislerince yapılır. 1. nüsha postalanır. 2. nüshası ait olduğu dosyasına takılmak üzere kayıt fişi ile birlikte ilgili servise gönderilir. Evrakı teslim alan servis, kayıt fişini imzalayarak iade eder. 3. nüsha ise haberleşme servisinde kalır. Diğer işyerlerinde yazıların 1. nüshası postalanır 2. nüshası dosyasına takılır.

    Kayıt Kapatma İşlemi

    Madde 32 - Kayıt kapatma işlemi, gelen evrakın kaydı ile iç yazışmalarda Gelen - Giden Evrakın Kayıt Fişlerine ait form izahnamelerine göre, merkezde ilgili birimlerce, taşrada hem haberleşme servislerince hem de ait olduğu servislerce aşağıda açıklandığı şekilde yapılır.

    Cevap evrakının numarası, merkezde birimlerde kalan nüsha üzerinden, taşrada haberleşme servisleri tarafından dosyasına girecek evrakın servislerine iadesinden önce, servislerce ise evrakı aldıklarında üzerindeki varidelere göre gelen evrak fişinin 9 no'lu hanesine yazılmak; bilgi için gelen ve cevap verilmesi gerekmeyen evraklar ise havale edilen memur tarafından gerekli not

    yazılıp, kendisi ve birim amiri veya yardımcısının parafından geçirilerek kaldırılacağı dosya işareti gelen evrak fişinin ilgili hanesine yazılmak suretiyle yerine getirilir. Her iki halde de "kaydı kapatılmıştır" damgası vurulduktan sonra dosyasına kaldırılır.

    Evrakı zimmet defterine kaydeden işyerleri yukarıdaki işlemleri defter üzerinde yapar. Merkezde haberleşme servisleri 15 günde bir gelen evrak kayıt fişlerinden, 15 gün öncesine ait kaydı açık kalan yazıların listesini servisler itibariyle çıkararak ilgili amire sunulması suretiyle evrakın vaktinde cevaplandırılması, dosyasına girecek evrakın bir an önce dosyalanması temin edilir.

    İşyerleri Arası Yazışmalar

    Madde 33 - Genel Müdürlük Merkez birimleri, teşkilatın her birimi ile yazışma ve haberleşme yetkisine sahip olmakla birlikte, işyerleri (Taşra Şube ve Ajans Amirlikleri) ile iş ilişkilerinde acil bir durum olmadıkça, o işyerinin bağlı bulunduğu Bölge Müdürlüğü ile haberleşme yapar. Süre bakımından beklemeye tahammülü olmayan, gecikilmesi halinde Ofisin maddi ve manevi zarar göreceği acil durumlarda Merkez birimleri doğrudan Bölge işyerlerine talimat verebilir. Bilgi isteyebilir. Ancak, böyle durumlarda aynı zamanda o işyerinin bağlı bulunduğu Bölge Müdürlüğünü de haberdar eder.

    Bölge Müdürlükleri teşkilat içinde Merkez birimleri ile ve kendi aralarında doğrudan yazışma ve haberleşme yaparlar. Bir Bölge Müdürlüğü, yukarıda anılan acil durumların var olması halinde, kendisine bağlı olmayan bir iş yeri ile haberleşmede bulunabilir, ancak böyle durumlarda aynı zamanda o işyerinin bağlı bulunduğu Bölge Müdürlüğüne de durumu bildirir. Bölge Müdürlükleri, sınırlan içerisindeki gerçek ve tüzel kişilerle, görevin gereği olarak, Ofisi parasal ve yasal taahhüt altına sokmayacak konularda yazışma ve haberleşmede bulunabilirler. Diğer konularda alacaktan talimat çerçevesinde hareket ederler.

    Bölge servisleri arasındaki yazışmalar ilgili servisin bağlı olduğu Bölge Müdür Yardımcısı veya Bölge Müdürünün imzası ile yapılır. Ancak bu servisler arasındaki yazışmaların imzalanması konusunda Bölge Müdürleri karar ve prensip koyar.

    İşyerleri teşkilat içinde acil durumlar dışında veya özel bir emir almadıkça, Genel Müdürlük ve bağlı olmadıkları Bölge Müdürlükleri ile yazışma ve haberleşmede bulunamazlar. Ancak, anılan durumların doğması halinde Genel Müdürlük ve bağlı olmadıkları Bölge Müdürlükleri ve kendi aralarında, Genel Müdürlükçe (Konu ile ilgili Daire Başkanlığınca) belirlenen hususlarda haberleşmede bulunabilirler. Bu gibi durumlarda derhal bağlı bulundukları Bölge Müdürlüğüne bilgi verirler. İşyerleri, Ofisi bağlamayan parasal ve yasal yüklenimler altına bırakmayan, alım ve stok miktarları, stok evsaf ve arızaları, imhası gereken ve kıymet kaybına uğrayan mallar ve benzeri sır sayılan konular dışında kalan ve mevzuatta yeri bulunan hususlarda, sınırları içindeki gerçek ve tüzel kişilerle haberleşmede bulunabilirler. Bunların dışındaki konularda Bölge Müdürlüklerinden alacakları talimat çerçevesinde hareket ederler.

    Genelgeler

    Madde 34 - Hiçbir izahnameye alınması mümkün olmayan veya izahnameye alınması mümkün olup da acele teşkilata duyurulması gereken ve süreklilik gösteren mevzuat hükümleri tüm teşkilata yayınlanacaksa Genelge ile tebliğ olunur. Genelgelerle tebliğ olunan ve süreklilik getiren hükümlerden, izahnamelere alınması mümkün olanların en geç 1 yıl içinde birimlerince izahnamelerine alınması sağlanır.

    Genelgelere ait sicil numarası Haberleşme Şube Müdürlüğünce verilir. Numaralar Ofisin kuruluşundan bu yana (1) den haşlar ve yıllara bağlı kalmaksızın birbirini izleyerek devam eder.

    Herhangi bir konuda genelge yayınlayacak olan Merkez birimleri, genelgenin çıktığı şubenin kodunu "Genelge no" hanesine yazdıktan sonra, her yılbaşında (1) den başlamak üzere şube işaretinin yanına ( - ) koyarak o genelgenin numarasını verir. Genelge numaralan başkanlıklara! şubelerine göre her yılbaşı (1) den başlamak üzere ayrı ayrı verilir. Örneğin; Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı, Özlük İşleri Şube Müdürlüğünün 2001 yılında yayınlayacağı 1. genelge izin konulu, 2. Genelge de yan ödemelerle ilgili olsun. Bu iki genelgeye verilecek numara, sırasıyla 71 02 - 1 ve 71 02 - 2 dir. Eğitim Şube Müdürlüğünün aynı yıl yayınlayacağı eğitimlerle ilgili ilk genelgeye vereceği numara 71 03 - 1 olacaktır.

    Haberleşme Şube Müdürlüğüne gönderilen genelgelerin (Ek 3) de bir örneği yer alan şekle uygunluğu, imzalan, tarihi ve sicil numarası incelenir. Noksanlıkları varsa

    it olduğu birimine tamamlattırılır ve genelge defterine kayıt ettirilir. İmzalan tamamlanmamış veya noksanları olan genelgelere sicil numarası verilmez.

    Bir genelgenin yürürlükten kaldırılması ve herhangi bir genelgede yapılacak madde değişiklikleri ilgili birimince hazırlanacak 2. bir genelge ile duyurulur.

    Eğer bir genelge işin yerine getirilmesinden sonra yürürlükten kalkacaksa bu genelgenin son satırına "Bu genelge gereği yapıldıktan sonra yürürlükten kalkar" ibaresi yazılır.

    Merkez birimleri ve Taşra teşkilatında yürürlükte bulunan genelgeler için biri birim koduna, diğeri sicil numarasına göre 2 ayrı klasör açılır. Genelgeler bu klasörlerde saklanır. Yürürlükten kaldırılan genelgeler sicil numaralarına göre bir klasörde muhafaza edilir.

    Genelgeler (0003 0200 0284 sicil numaralı) Mevzuat Kayıt Defterine kaydedilerek takip edilir. Yürürlükten kalkan genelgeler mutlaka bu sicil defterine ayrıntılı bir şekilde işlenir .

    Genelgelerin dağıtımı Haberleşme Şube Müdürlüğü tarafından yapılır.

    Sirküler

    Madde 35 - İş icabı Genel Müdürlük Makamınca teşkilata veya yalnız Merkez birimlerine, Başkanlıkların Şube Müdürlüklerine, Şube Müdürlüklerinin servislerine, Bölge Müdürlüklerinin kendi bünyesindeki servis, şube veya bağlı ajans müdürlüklerine ve diğer birimlerine, Taşra Şube Müdürlüklerinin servislerine, Ajans Amirliklerinin personeline yapacakları duyurular (Ek.4) de bir örneği yer alan "Sirküler" ile tebliğ olunur. Daire Başkanlıkları ve Bölge Müdürlükleri ile işyerleri yayınlayacakları sirkülere kendilerince her yıl (1) den başlayıp birbirini izleyen numara verirler.

    Genel Müdürlük sirkülerine ise (l)'den başlayıp her yıl değişmeden birbirini izleyen sıra numarası verilir. Genel Müdürlük sirkülerinin numarası Haberleşme Şube Müdürlüğü tarafından verilir ve sirküler defterine kaydedilir. Genel Müdürlük sirkülerinin dağıtımı Haberleşme Şube Müdürlüğü Giden Evrak Servisince yapılır.

    Genel Yazı

    Madde 36 - Genel Yazı, birimlerince her yılbaşı (l)'den başlamak suretiyle birbirini izleyen numara verilerek "Genel Yazı" başlığı altında (Ek.5) de yer alan örneğe uygun olarak düzenlenerek tüm teşkilata duyurulan mektup şeklidir.

    Örnek; 071 00 01 / 08.1.1 (2001 - 1)

    Genel Yazıya ayrıca dahili ve harici numara verilmez. Harice gönderilecek genel yazılar Haberleşme Şube Müdürlüğünce postalanır. Dahili dağıtımı ise ilgili birimce yapılır.

    Merkez birim kod numaralarına göre birim dosyalan açılır ve genel yazılar bu dosyalarda ayrı ayrı muhafaza edilir.

    Noksan olan genel yazılar ait olan birimden istenir.

    Yönetmelik, İzahname ve Genelgeler ile İlgili İşlemler

    Madde 37 - Mevzuat dağıtımı (EK:2)işyeri sayısına göre yapılır. Her amir mevzuatın bütün personel tarafından okunup imzalanmasını, muhafazasını, görevden ayrılan ve görevi devir alan arasında devir teslimini temin etmekle yükümlüdür.

    Mevzuat noksanlıklarında genelgeler Haberleşme Şube Müdürlüğünden, İzahname, Yönetmelik ve benzeri mevzuat Teknik İşler Dairesi Başkanlığından, Genel Müdürlük sirküleri ise ilgili biriminden temin edilir.

    Genelgelerin ekinde gönderilen, yönetmelik, İzahname ve benzeri mevzuat, genelgesi ile birlikte muhafaza edilir. Bu mevzuatlarda yapılan ve genelge ekinde yayınlanan madde değişiklikleri mutlak surette ilgili mevzuattaki değişen maddesinin yerine yapıştırılır veya işlenir, üzerine o maddenin hangi genelge ile değiştiğinin tarih ve sicil numarası yazılır.

    Teksir ve Fotokopi İşleri

    Madde 38 - Merkez birimlerinde fotokopi cihazları mevcut olduğundan birimlere ait fotokopi işleri kendi servislerince, arıza vb. gibi zorunlu hallerde çekilecek fotokopi işleri ile teksiri yapılacak işler Haberleşme Şube Müdürlüğüne gönderilir. Acele olanlara öncelik tanınmak üzere bir sıra halinde teksir ve fotokopi işi yapılır.

    Baskısı veya fotokopisi istenen işin baskı talepnamesine (İş kağıdına) kaç adet basılacağı veya çekileceği, hangi birime ait olduğu yazılır ve düzenleyen tarafından imzalanarak Haberleşme Şube Müdürlüğüne gönderilir. İş kağıdı Haberleşme Şube Müdürlüğünün ilgili servisince imzalanır ve işin gereği yapılır. İş kağıdı olmayan baskı ve fotokopi işi yapılmaz.

    V. BÖLÜM : ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER

    Dosya Planında Değişiklik Yapılması

    Madde 39 - Dosya planında Genel Müdürlüğün Onayı olmadan ilave ve değişiklik yapılamaz. Boş bırakılan dosya işareti kullanılamaz.

    Ancak işin gereği değiştirilmesi, kaldırılması ya da ilave edilmesi istenen dosya işaretleri bulunduğu takdirde, ilgili birimince APBİ Dairesi Başkanlığı Yönetimi Geliştirme Şube Müdürlüğüne intikal ettirilir. Bu birim tarafından yapılacak inceleme ve Genel Müdürlük Oluru ile planda değişiklik yapılabilir.

    Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat

    Madde 40 - Bu izahnamenin yürürlüğe girmesi ile 1.1.1992 tarih, 962074 sicil ve 264 yayın no'lu TMO Haberleşme ve Dosya Planı İzahnamesi yürürlükten kalkar.

    Yürürlük

    Madde 41 - Genel Müdürlüğün 11.12.2001 tarih, 1705 sayılı Oluru ile kabul edilen bu İzahname, 1.1.2002 tarihinden itibaren yürürlüğe girer.

    Mevzuat Kanunlar